Công ty không công khai quy chế lương thưởng có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng nghĩa vụ công bố trước khi áp dụng. Quy chế về tiền lương, tiền thưởng không đơn thuần là tài liệu quản lý nội bộ mà còn liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.
Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước từ xây dựng, ban hành, tham khảo ý kiến trong trường hợp cần thiết đến công khai quy chế tại nơi làm việc. Nếu chỉ ban hành văn bản mà không thông báo hoặc niêm yết theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và đối diện thêm các rủi ro về tranh chấp lao động, thuế và thanh tra.
Doanh nghiệp không công khai quy chế lương, thưởng có bị phạt không?
Câu trả lời là có thể bị xử phạt nếu doanh nghiệp không công bố công khai thang lương, bảng lương, mức lao động hoặc quy chế thưởng tại nơi làm việc trước thời điểm đưa các nội dung này vào thực hiện. Nghĩa vụ công khai nhằm bảo đảm người lao động có thể tiếp cận những chính sách liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình.
Theo điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 và thay thế điểm a khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện thang lương, bảng lương, mức lao động, quy chế thưởng sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Việc xử phạt vẫn có thể được áp dụng nếu doanh nghiệp đã soạn thảo hoặc ban hành quy chế nhưng chưa thực hiện công khai trước khi áp dụng.
Điều này cho thấy doanh nghiệp cần phân biệt giữa ban hành quy chế và công khai quy chế. Hai công việc này không đồng nhất. Một quy chế đã được ký ban hành nhưng chưa được công bố cho người lao động trước thời điểm thực hiện vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về công khai theo quy định.
Mức phạt đối với doanh nghiệp không công khai quy chế
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay thế khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức tiền phạt được quy định đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động là mức áp dụng cho cá nhân. Nếu chủ thể vi phạm là tổ chức thì mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân thực hiện cùng hành vi.
Do đó, đối với doanh nghiệp là tổ chức, hành vi không công khai quy chế lương, thưởng trước khi thực hiện có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Mức phạt này không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hay nhỏ. Tuy nhiên, doanh nghiệp có nhiều lao động cần đặc biệt chú trọng việc hoàn thiện hồ sơ, bởi hoạt động thanh tra, kiểm tra có thể đồng thời xem xét nhiều nội dung liên quan đến tiền lương, thưởng và điều kiện làm việc.
Quy chế lương, phải được thông báo minh bạch đến người lao động.
Những hành vi khác về tiền lương doanh nghiệp cần chú ý
Không công khai quy chế lương, thưởng không phải là nội dung duy nhất doanh nghiệp cần kiểm tra. Khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn quy định một số hành vi vi phạm khác liên quan đến tiền lương mà người sử dụng lao động cần chủ động rà soát.
Các hành vi cần lưu ý gồm:
Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động;
Không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi thuộc trường hợp phải thực hiện;
Không thông báo bảng kê trả lương hoặc thực hiện thông báo không đúng quy định;
Không bảo đảm nguyên tắc trả lương bình đẳng, phân biệt giới tính đối với người lao động thực hiện công việc có giá trị như nhau.
Do đó, khi kiểm tra việc tuân thủ quy định về quy chế lương, thưởng, doanh nghiệp nên thực hiện rà soát đồng thời các nội dung nêu trên. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp nhận diện đầy đủ các thiếu sót thay vì chỉ xử lý riêng một vấn đề đã được phát hiện.
Hệ quả khi người lao động không được biết quy chế lương, thưởng
Việc không công khai chính sách lương, thưởng có thể làm giảm tính minh bạch trong quan hệ lao động. Khi người lao động không nắm được căn cứ xác định mức lương, điều kiện hưởng thưởng hoặc phương pháp tính thưởng, họ có thể đặt ra thắc mắc về quyền lợi của mình.
Nếu những bất đồng này không được giải thích và xử lý phù hợp, tranh chấp lao động có thể phát sinh. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp cần chứng minh căn cứ áp dụng chính sách cũng như việc đã thực hiện nghĩa vụ công khai theo quy định. Nếu không có hồ sơ hoặc chứng cứ phù hợp, việc giải quyết tranh chấp có thể gặp thêm khó khăn.
Đối với doanh nghiệp có cơ chế thưởng dựa trên doanh số, năng suất, hiệu quả công việc hoặc kết quả kinh doanh, việc xác định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng càng cần được chú trọng. Quy chế càng minh bạch thì người lao động càng có cơ sở để hiểu và thực hiện đúng chính sách của doanh nghiệp.
Ảnh hưởng đến việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế
Ngoài nguy cơ xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp còn cần xem xét vấn đề thuế đối với các khoản tiền lương, tiền công và tiền thưởng.
Theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động nếu không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ gồm hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của công ty, tổng công ty, tập đoàn thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra không chỉ việc có quy chế thưởng hay không mà còn phải xem xét nội dung quy chế, căn cứ xác định mức thưởng và hồ sơ đi kèm. Nếu các điều kiện cần thiết không được thể hiện đầy đủ, khoản chi tương ứng có thể phát sinh rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
Đối với từng khoản chi cụ thể, doanh nghiệp nên đối chiếu hồ sơ thực tế và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để có cơ sở áp dụng phù hợp.
Rủi ro khi cơ quan quản lý tiến hành thanh tra, kiểm tra
Việc công khai quy chế lương, thưởng có thể được cơ quan quản lý xem xét trong quá trình thanh tra, kiểm tra lao động định kỳ hoặc đột xuất. Nếu phát hiện doanh nghiệp chưa thực hiện đúng nghĩa vụ, cơ quan có thẩm quyền có thể lập biên bản vi phạm hành chính và xử lý theo quy định.
Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội là 01 năm. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chờ đến khi có đoàn thanh tra mới kiểm tra lại hệ thống hồ sơ mà cần chủ động rà soát và khắc phục các thiếu sót ngay khi phát hiện.
Việc hoàn thiện hồ sơ từ sớm còn giúp doanh nghiệp có tài liệu chứng minh quá trình xây dựng, ban hành và công khai quy chế nếu phát sinh yêu cầu giải trình.
Cách xử lý khi quy chế lương, thưởng chưa được công khai
Khi phát hiện quy chế lương, thưởng chưa được công bố đúng quy định, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra lại toàn bộ hệ thống văn bản có liên quan. Việc xử lý cần được thực hiện theo trình tự, đồng thời phải lưu lại tài liệu chứng minh từng bước đã thực hiện.
Theo Điều 93 và Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp cần kiểm tra việc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng; đồng thời xác định các văn bản này đã được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng hay chưa.
Nếu doanh nghiệp chưa xây dựng văn bản cần thiết thì cần tiến hành soạn thảo và ban hành theo đúng thẩm quyền. Trường hợp văn bản đã được ban hành nhưng chưa công khai, doanh nghiệp cần thực hiện việc niêm yết hoặc thông báo cho người lao động trước khi áp dụng.
Quá trình khắc phục nên được lập thành hồ sơ để doanh nghiệp có thể chứng minh thời điểm và cách thức đã thực hiện nghĩa vụ công khai.
Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động trước khi ban hành quy chế thưởng
Đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành quy chế thưởng.
Doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình theo các bước:
Soạn thảo dự thảo thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc quy chế thưởng;
Gửi dự thảo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để lấy ý kiến nếu có;
Tiếp nhận và xem xét các ý kiến đóng góp;
Hoàn thiện nội dung và ban hành văn bản chính thức;
Công khai văn bản tại nơi làm việc trước khi áp dụng;
Lưu giữ tài liệu về quá trình lấy ý kiến và công khai.
Việc tuân thủ trình tự này giúp doanh nghiệp có cơ sở kiểm tra lại tính đầy đủ của hồ sơ khi cần giải trình.
Chủ động lưu giữ chứng cứ về việc công khai
Doanh nghiệp không nên chỉ thực hiện việc công khai mà còn cần lưu lại tài liệu chứng minh. Đây là căn cứ quan trọng nếu sau này có tranh chấp hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hồ sơ.
Các tài liệu có thể được lưu giữ gồm biên bản niêm yết, thông báo nội bộ, hình ảnh về việc công khai hoặc xác nhận của người lao động.
Hồ sơ nên thể hiện rõ nội dung quy chế được công khai, thời điểm công bố và hình thức thông báo. Đối với doanh nghiệp có nhiều cơ sở hoặc địa điểm làm việc, việc tổ chức lưu trữ thống nhất sẽ giúp dễ dàng kiểm tra và cung cấp tài liệu khi cần.
Quyền của người lao động khi doanh nghiệp không công khai quy chế
Khi doanh nghiệp không công khai quy chế lương, thưởng, người lao động có thể chủ động yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến chính sách đang được áp dụng tại nơi làm việc. Việc tiếp cận thông tin giúp người lao động hiểu rõ căn cứ xác định quyền lợi của mình.
Theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền hưởng lương phù hợp với trình độ, kỹ năng nghề trên cơ sở thỏa thuận với người sử dụng lao động; đồng thời có quyền yêu cầu và tham gia đối thoại với người sử dụng lao động, thực hiện quy chế dân chủ và được tham vấn tại nơi làm việc nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Từ những quyền này, người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hoặc công khai thang lương, bảng lương và quy chế thưởng đang được áp dụng. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu chính đáng, người lao động có thể thực hiện các phương thức phản ánh hoặc khiếu nại theo quy định.
Khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật lao động
Theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động, người lao động có quyền khiếu nại hoặc tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của người sử dụng lao động đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền theo trình tự được pháp luật quy định.
Theo nội dung được dẫn chiếu, sau khi thực hiện việc sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương theo Nghị quyết 190/2025/QH15 và Nghị định 150/2025/NĐ-CP, mô hình chính quyền địa phương 2 cấp không còn tổ chức cấp huyện. Sở Nội vụ cấp tỉnh được giao chức năng quản lý nhà nước về lao động, tiền lương. Do đó, người lao động nên liên hệ bộ phận tiếp công dân của Sở Nội vụ tại địa phương để được hướng dẫn về đầu mối tiếp nhận phù hợp.
Chế độ khai báo không thể phát hiện rủi ro bị xử phạt và thuế.
Dịch vụ luật sư tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp về quy chế lương thưởng
Chuyên tư vấn Luật hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề liên quan đến quy chế lương, thưởng, bao gồm:
Rà soát thang lương, bảng lương và quy chế thưởng đang áp dụng;
Đối chiếu nội dung hồ sơ với quy định pháp luật hiện hành;
Đánh giá nguy cơ phát sinh xử phạt hành chính;
Xem xét rủi ro đối với khoản chi lương, thưởng khi xác định chi phí được trừ;
Soạn thảo, điều chỉnh và hoàn thiện quy chế lương, thưởng;
Tư vấn trình tự tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
Hướng dẫn doanh nghiệp khắc phục trường hợp đã ban hành nhưng chưa công khai;
Tư vấn phương án làm việc khi có thanh tra lao động;
Hỗ trợ giải quyết khiếu nại, tranh chấp liên quan đến tiền lương và tiền thưởng.
Doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng hồ sơ cụ thể có thể chuẩn bị quy chế lương, thưởng, thang lương, bảng lương và các tài liệu chứng minh việc công khai để được xem xét theo từng trường hợp.
Những câu hỏi thường gặp về việc không công khai quy chế lương, thưởng
Không công khai quy chế lương, thưởng có bị xử phạt không?
Có thể bị xử phạt nếu doanh nghiệp không công bố công khai thang lương, bảng lương, mức lao động hoặc quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi thực hiện theo điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Mức phạt đối với doanh nghiệp là bao nhiêu?
Mức phạt đối với cá nhân là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đối với tổ chức, mức phạt bằng 02 lần mức phạt của cá nhân, tương ứng từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Đã ban hành quy chế nhưng chưa niêm yết có bị xử phạt không?
Có thể. Quy định yêu cầu quy chế phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Vì vậy, việc doanh nghiệp đã ban hành văn bản nhưng chưa thông báo hoặc niêm yết cho người lao động trước thời điểm áp dụng vẫn có thể bị xử phạt.
Có phải lấy ý kiến người lao động trước khi ban hành quy chế thưởng không?
Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành quy chế thưởng theo khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019. Nếu không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nghĩa vụ tham khảo ý kiến này không bắt buộc, nhưng doanh nghiệp vẫn phải công khai quy chế trước khi áp dụng.
Người lao động có thể phản ánh việc doanh nghiệp không công khai quy chế ở đâu?
Người lao động có thể khiếu nại hoặc tố cáo theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền. Người lao động nên liên hệ Sở Nội vụ tại địa phương để được hướng dẫn về cơ quan tiếp nhận phù hợp.
Không công khai quy chế có ảnh hưởng đến thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Có thể. Theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi lương, tiền công, tiền thưởng không ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại hồ sơ phù hợp có thể không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Thời hiệu xử phạt hành vi này là bao lâu?
Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội là 01 năm. Riêng vi phạm về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có thời hiệu 02 năm. Trường hợp cá nhân, tổ chức trốn tránh hoặc cản trở việc xử phạt thì thời hiệu được tính lại từ khi hành vi này chấm dứt.
Doanh nghiệp cần thực hiện công khai quy chế lương, thưởng trước khi đưa vào áp dụng nhằm bảo đảm tuân thủ quy định về lao động. Việc không công khai có thể dẫn đến mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức, đồng thời phát sinh những vấn đề khác liên quan đến tranh chấp lao động, thanh tra và việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế. Chủ động rà soát, hoàn thiện văn bản, thực hiện công khai và lưu giữ chứng cứ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các rủi ro pháp lý.
Chuyên tư vấn Luật cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Công ty không công khai quy chế lương thưởng có bị xử phạt không?
Nhận xét
Đăng nhận xét