Hành vi giả mạo khai man chứng từ kế toán có thể làm sai lệch toàn bộ thông tin phản ánh tình hình tài chính, doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Tùy mức độ vi phạm và hậu quả thực tế, cá nhân, tổ chức liên quan có thể bị xử phạt hành chính, buộc khắc phục hậu quả hoặc bị xem xét trách nhiệm hình sự.
Rủi ro pháp lý không chỉ đặt ra đối với người trực tiếp lập chứng từ mà còn có thể liên quan đến người quản lý, kế toán trưởng, kế toán viên và những người có hành vi chỉ đạo, ép buộc hoặc cùng tham gia thực hiện.
Vì vậy, khi phát hiện chứng từ có dấu hiệu không trung thực, doanh nghiệp cần nhanh chóng rà soát nguồn gốc giao dịch, xác định mức độ sai phạm và lựa chọn biện pháp xử lý phù hợp với quy định pháp luật.
Cách xác định hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ ban đầu để ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Do chứng từ có vai trò trực tiếp trong việc hình thành số liệu kế toán và báo cáo tài chính, pháp luật yêu cầu nội dung chứng từ phải trung thực, khách quan và phản ánh đúng bản chất giao dịch. Điều 13 Luật Kế toán 2015 nghiêm cấm việc giả mạo, khai man chứng từ kế toán cũng như thỏa thuận hoặc ép buộc người khác thực hiện những hành vi này.
Trường hợp nào được xem là giả mạo chứng từ?
Giả mạo chứng từ thường xảy ra khi trên thực tế không tồn tại nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhưng cá nhân hoặc doanh nghiệp vẫn tạo lập hồ sơ nhằm làm cho giao dịch có vẻ như đã phát sinh.
Các tài liệu có thể được tạo dựng gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao hoặc những giấy tờ khác liên quan đến giao dịch. Tuy nhiên, khi đối chiếu lại không có hàng hóa, dịch vụ, dòng tiền hoặc bằng chứng độc lập chứng minh nghiệp vụ thực tế.
Ví dụ, doanh nghiệp không phát sinh việc mua hàng nhưng vẫn lập hợp đồng và hóa đơn nhằm hợp thức hóa khoản chi. Trường hợp này có thể được xem xét là hành vi giả mạo chứng từ theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Khai man chứng từ được nhận diện ra sao?
Khai man khác với giả mạo ở chỗ giao dịch thực tế có tồn tại, nhưng thông tin ghi trên chứng từ bị thay đổi hoặc phản ánh sai sự thật.
Việc sai lệch có thể liên quan đến giá trị giao dịch, số lượng hàng hóa, thời điểm phát sinh, nội dung dịch vụ, khối lượng công việc, giá trị tài sản hoặc những yếu tố khác ảnh hưởng đến số liệu kế toán.
Chẳng hạn, một khoản chi thực tế chỉ 10 triệu đồng nhưng được ghi nhận thành 100 triệu đồng, hoặc thời điểm lập chứng từ bị thay đổi nhằm dịch chuyển doanh thu và chi phí sang kỳ kế toán khác. Những trường hợp này có thể bị xem xét là hành vi khai man chứng từ theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Tuy nhiên, việc sửa sai đúng quy trình kế toán không đồng nghĩa với khai man. Nếu doanh nghiệp phát hiện số liệu chưa chính xác và thực hiện điều chỉnh có căn cứ, có hồ sơ giải trình và bảo đảm lưu lại dấu vết thay đổi thì đây có thể là nghiệp vụ điều chỉnh hợp lệ.
Điểm mấu chốt cần xem xét là việc sửa đổi có làm thay đổi bản chất thật của giao dịch hay không. Việc đánh giá cần dựa trên hồ sơ gốc, dữ liệu giao dịch, dòng tiền, chứng từ đối ứng và tài liệu có khả năng kiểm chứng độc lập.
Xử lý hành vi gian dối trong chứng từ kế toán.
Những dạng sai phạm thường gặp trong thực tế
Sai phạm về chứng từ kế toán có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, đặc biệt trong hoạt động ghi nhận chi phí, doanh thu, tài sản và nghĩa vụ thuế.
Một trong những trường hợp phổ biến là lập hóa đơn hoặc hợp đồng không có giao dịch thật nhằm tăng chi phí. Khi kiểm tra, hồ sơ thường thiếu chứng cứ giao hàng, không có đối ứng thanh toán hoặc không chứng minh được việc cung cấp dịch vụ.
Một dạng khác là nâng khống giá trị tài sản, máy móc, nguyên vật liệu hoặc tài sản góp vốn nhằm tăng giá vốn hoặc khấu hao. Trường hợp số liệu ghi nhận không có cơ sở thực tế có thể bị xem xét là khai man theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Việc ghi nhận doanh thu thấp hơn thực tế, chia nhỏ thời điểm nghiệm thu hoặc cố tình điều chỉnh thời gian ghi nhận cũng có thể làm sai lệch kết quả kinh doanh và ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi được lập chứng từ nhưng thực tế không phát sinh, chẳng hạn chi tiếp khách, công tác phí, thuê dịch vụ hoặc mua hàng nhưng không có chứng cứ thực hiện.
Việc tẩy xóa, hủy hoặc thay đổi chứng từ gốc nhằm che giấu giao dịch cũng là hành vi có rủi ro cao. Điều 13 Luật Kế toán 2015 nghiêm cấm việc làm sai lệch hoặc hủy tài liệu kế toán trái quy định.
Chế tài hành chính đối với hành vi vi phạm
Trường hợp hành vi chưa đủ yếu tố truy cứu trách nhiệm hình sự, cá nhân hoặc tổ chức có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Theo Khoản 4 Điều 17 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP, cá nhân thực hiện hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán hoặc thỏa thuận, ép buộc người khác thực hiện có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Đối với tổ chức, mức phạt được xác định gấp 02 lần mức áp dụng cho cá nhân, tương ứng từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng. Căn cứ áp dụng là Khoản 2 Điều 5 và Khoản 4 Điều 17 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP.
Nếu hành vi vi phạm đồng thời làm phát sinh sai phạm về hóa đơn hoặc nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp còn có thể bị xử lý riêng theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Ngoài phạt tiền, cơ quan có thẩm quyền còn có thể áp dụng biện pháp buộc hủy bỏ chứng từ kế toán bị giả mạo hoặc khai man theo Khoản 6 Điều 17 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP.
Nếu hành vi làm phát sinh khoản lợi bất hợp pháp, người vi phạm còn có thể bị buộc nộp lại khoản lợi này theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP.
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát, dừng sử dụng chứng từ sai và thực hiện biện pháp điều chỉnh đúng quy định thay vì tiếp tục che giấu hoặc hủy tài liệu.
Thời hiệu xử phạt cần lưu ý
Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 02 năm.
Nếu đồng thời có vi phạm về thuế hoặc hóa đơn, cần tiếp tục đối chiếu Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Theo căn cứ này, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 01 năm, vi phạm thủ tục thuế là 02 năm và hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự là 05 năm.
Thẩm quyền xử phạt trong lĩnh vực kế toán
Theo Khoản 1 Điều 70 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP), Giám đốc Sở Tài chính có thẩm quyền phạt cảnh cáo và phạt tiền đến 40.000.000 đồng đối với cá nhân, 80.000.000 đồng đối với tổ chức trong lĩnh vực kế toán.
Khoản 1 và Khoản 2 Điều 71 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP) quy định Chủ tịch UBND cấp xã, phường có quyền phạt đến 25.000.000 đồng; Chủ tịch UBND cấp tỉnh có quyền phạt đến 50.000.000 đồng đối với cá nhân và 100.000.000 đồng đối với tổ chức.
Đối với vi phạm về thuế và hóa đơn, cơ quan Thuế thực hiện thẩm quyền theo Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều 32 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP và Nghị định 291/2026/NĐ-CP).
Trường hợp nào có thể bị xử lý hình sự?
Khi hậu quả của hành vi đạt ngưỡng luật định, vụ việc không còn chỉ dừng ở xử phạt hành chính.
Căn cứ Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), hành vi vi phạm quy định về kế toán có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng trở lên.
Trường hợp thiệt hại dưới 100.000.000 đồng nhưng người thực hiện đã từng bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt hành chính về hành vi này mà còn tiếp tục vi phạm thì vẫn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đáp ứng đầy đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm.
Khung hình phạt thứ nhất
Theo Khoản 1 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 12/2017/QH14), trường hợp gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng thuộc trường hợp đã bị xử lý trước đó mà còn vi phạm thì có thể bị cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm.
Khung hình phạt thứ hai
Nếu thiệt hại từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng, mức hình phạt có thể từ 03 năm đến 12 năm tù theo Khoản 2 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.
Khung hình phạt thứ ba
Nếu thiệt hại từ 1.000.000.000 đồng trở lên, người phạm tội có thể bị phạt tù từ 10 năm đến 20 năm theo Khoản 3 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.
Hình phạt bổ sung
Khoản 4 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 còn quy định người phạm tội có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm và có thể bị tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.
Trong trường hợp đã phát sinh hậu quả, việc tự nguyện bồi thường, khắc phục và hợp tác với cơ quan có thẩm quyền có thể được xem xét là tình tiết giảm nhẹ theo Điểm b, s Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Khi nào sai phạm chứng từ có thể chuyển thành Tội trốn thuế?
Nếu mục tiêu chính của việc lập chứng từ sai là làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, miễn hoặc giảm, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét hành vi dưới góc độ Tội trốn thuế.
Khoản 1 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) quy định ngưỡng truy cứu trách nhiệm hình sự đối với số tiền trốn thuế từ 100.000.000 đồng trở lên hoặc dưới mức này nhưng người vi phạm đã bị xử phạt hành chính về hành vi trốn thuế mà còn tiếp tục vi phạm.
Như vậy, việc định hướng xử lý theo Điều 200 hay Điều 221 Bộ luật Hình sự không chỉ phụ thuộc vào chứng từ bị làm sai mà còn phụ thuộc mục đích, hậu quả và số tiền thực tế phát sinh.
Đối với Tội trốn thuế, pháp nhân thương mại cũng có thể phải chịu trách nhiệm hình sự theo Điều 76 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi năm 2017).
Trách nhiệm của người quản lý doanh nghiệp
Khi chứng từ bị làm sai, trách nhiệm không mặc nhiên chỉ thuộc về nhân viên kế toán.
Điều 13 Luật Kế toán 2015 nghiêm cấm cả hành vi trực tiếp làm sai lẫn việc thỏa thuận, ép buộc hoặc yêu cầu người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán.
Do đó, nếu người quản lý yêu cầu kế toán tạo chứng từ không có thật hoặc sửa số liệu trái thực tế thì hành vi chỉ đạo cũng có thể được xem xét khi xác định trách nhiệm.
Ngay cả khi chỉ đạo được thực hiện bằng lời nói, cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể đánh giá các tài liệu khác như email, tin nhắn, lịch sử phê duyệt, dữ liệu điện tử hoặc lời khai để làm rõ vai trò của từng người.
Khoản 7 Điều 13 Luật Kế toán 2015 đồng thời quy định giới hạn về việc bố trí người quản lý kiêm nhiệm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, trừ trường hợp doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ sở hữu.
Nếu người quản lý giữ vai trò chủ mưu, chỉ đạo hoặc tổ chức thực hiện và hậu quả đạt ngưỡng luật định, trách nhiệm hình sự có thể được xem xét theo Khoản 1 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Kế toán viên có được miễn trách nhiệm vì làm theo chỉ đạo?
Việc nhận yêu cầu từ cấp trên không đồng nghĩa kế toán viên được miễn mọi trách nhiệm pháp lý.
Điều 26 Bộ luật Hình sự 2015 quy định cơ chế loại trừ trách nhiệm liên quan đến việc thi hành mệnh lệnh của người chỉ huy hoặc cấp trên trong lực lượng vũ trang nhân dân. Quy định này không được áp dụng chung cho quan hệ giữa người sử dụng lao động và kế toán viên trong doanh nghiệp.
Vì vậy, nếu kế toán biết nội dung chứng từ sai nhưng vẫn cố ý lập, ký, hạch toán hoặc đưa vào hồ sơ, trách nhiệm cá nhân vẫn có thể phát sinh.
Điều 13 Luật Kế toán 2015 cũng nghiêm cấm trực tiếp hành vi giả mạo, khai man chứng từ. Trường hợp tham gia thực hiện và gây hậu quả đủ lớn, Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 có thể được áp dụng.
Cách kế toán tự bảo vệ khi bị yêu cầu làm sai
Khi nhận được yêu cầu có dấu hiệu trái pháp luật, kế toán nên từ chối thực hiện và yêu cầu người chỉ đạo thể hiện nội dung bằng văn bản.
Đồng thời, người làm kế toán có thể lập văn bản bảo lưu quan điểm chuyên môn, nêu rõ nội dung yêu cầu, căn cứ pháp lý và lý do không thể thực hiện.
Các tài liệu như thư điện tử, tin nhắn, lịch sử chỉnh sửa file, biên bản họp hoặc trao đổi nội bộ nên được lưu giữ hợp pháp để chứng minh diễn biến thực tế.
Kế toán không nên ký, hạch toán hoặc trình nộp tài liệu mà mình biết rõ có thông tin sai lệch.
Nếu sức ép tiếp tục kéo dài, có thể đề nghị điều chỉnh nhiệm vụ hoặc tiến hành bàn giao công việc theo đúng trình tự, đồng thời lưu lại văn bản bảo lưu.
Cách xử lý này phù hợp với Điều 13 Luật Kế toán 2015 và Điều 26 Bộ luật Hình sự 2015.
Hướng xử lý khi doanh nghiệp tự phát hiện sai phạm
Khi phát hiện chứng từ có vấn đề, doanh nghiệp cần ưu tiên khắc phục đúng trình tự thay vì xóa bỏ hoặc che giấu hồ sơ.
Khoản 3 Điều 9 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) là những căn cứ cần được lưu ý trong quá trình tự khắc phục.
Trước hết, cần dừng ngay việc sử dụng chứng từ sai và bảo toàn hồ sơ, dữ liệu liên quan. Việc tẩy xóa hoặc tiêu hủy tài liệu có thể làm phát sinh thêm rủi ro theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Tiếp theo, doanh nghiệp nên tổ chức rà soát độc lập để xác định phạm vi sai phạm, số tiền liên quan, ảnh hưởng đến thuế và vai trò của từng người.
Nếu thiệt hại từ 100.000.000 đồng trở lên, cần đánh giá nguy cơ theo Khoản 1 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Nếu sai phạm nhằm giảm số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm và số tiền trốn thuế đạt từ 100.000.000 đồng trở lên thì cần xem xét Khoản 1 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Việc chỉnh sửa sổ sách phải được thực hiện bằng phương pháp hợp lệ như cải chính, ghi số âm hoặc lập chứng từ điều chỉnh, bảo đảm không làm mất dấu vết của giao dịch ban đầu.
Nếu sai phạm làm thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần xem xét khai bổ sung và nộp đầy đủ tiền thuế còn thiếu cùng tiền chậm nộp.
Theo Khoản 3 Điều 9 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, việc hoàn thành khai bổ sung và nộp đủ nghĩa vụ trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức xử phạt.
Bên cạnh đó, việc chủ động bồi thường, hoàn trả khoản lợi bất hợp pháp và khắc phục thiệt hại có thể được xem xét theo Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Các mốc thời gian doanh nghiệp cần ghi nhớ
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 02 năm theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP.
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 01 năm theo Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Thời hiệu xử phạt đối với vi phạm thủ tục thuế là 02 năm theo Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Đối với hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, thời hiệu xử phạt là 05 năm theo Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Thời hạn truy thu đủ số tiền thuế thiếu, tiền thuế trốn và tiền chậm nộp có thể được tính lùi 10 năm từ thời điểm phát hiện theo Khoản 6 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Dịch vụ tư vấn pháp lý của Chuyên tư vấn Luật
Chuyên tư vấn Luật hỗ trợ doanh nghiệp và người làm công tác kế toán xử lý những vấn đề phát sinh từ chứng từ, hóa đơn, sổ sách và nghĩa vụ thuế.
Phạm vi hỗ trợ gồm:
Rà soát hồ sơ kế toán và xác định dấu hiệu sai phạm.
Kiểm tra chứng từ, hóa đơn, hợp đồng và các giao dịch có rủi ro.
Tư vấn trách nhiệm của người quản lý và kế toán viên.
Hỗ trợ xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ.
Tư vấn lập văn bản bảo lưu ý kiến chuyên môn.
Hướng dẫn lập chứng từ điều chỉnh và hồ sơ khai bổ sung.
Đánh giá rủi ro hình sự theo Điều 200 và Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.
Chuẩn bị hồ sơ giải trình với cơ quan có thẩm quyền.
Hỗ trợ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong quá trình giải quyết vụ việc.
Chuẩn bị tài liệu chứng minh việc tự nguyện khắc phục và các tình tiết giảm nhẹ khi đủ điều kiện.
Việc xử lý sớm giúp doanh nghiệp khoanh vùng sai phạm, hạn chế hậu quả tiếp tục phát sinh và bảo đảm hồ sơ kế toán được điều chỉnh theo đúng trình tự pháp luật.
Hành vi giả mạo hoặc khai man chứng từ có thể dẫn đến xử phạt hành chính, truy thu thuế và thậm chí trách nhiệm hình sự nếu hậu quả đạt ngưỡng luật định. Doanh nghiệp và người làm kế toán cần chủ động rà soát, bảo toàn hồ sơ và khắc phục sai phạm đúng thủ tục ngay khi phát hiện. Chuyên tư vấn Luật cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Giả mạo khai man chứng từ kế toán bị xử lý như thế nào theo quy định pháp luật?
Xem thêm:
Nhận xét
Đăng nhận xét