QUY ĐỊNH VỀ TỜ KHAI THAY ĐỔI THÔNG TIN ĐẤT ĐAI NĂM 2026

Thủ tục đăng ký biến động đất đai là bước then chốt giúp người dân và doanh nghiệp chính thức hóa các thay đổi về quyền sử dụng cũng như tài sản trên đất. Việc kê khai chuẩn xác theo các quy định mới nhất không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý hành chính mà còn bảo vệ quyền lợi pháp lý lâu dài cho chủ sở hữu. Chuyên tư vấn luật sẽ cung cấp thông tin chi tiết giúp bạn làm chủ quy trình này một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.

Quy định về mẫu đơn đăng ký biến động đất đai mới nhất

Tiêu chuẩn về biểu mẫu đăng ký và phương pháp kê khai dữ liệu

Việc thiết lập tờ khai biến động phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn pháp lý để được cơ quan chức năng phê duyệt. Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, Mẫu số 18 là chứng từ duy nhất được dùng để ghi nhận các biến động đất đai. Những sai sót trong quá trình kê khai có thể khiến hồ sơ bị đình trệ ngay tại khâu đầu vào, do đó bạn cần lưu ý các hạng mục sau:

Thông tin nhân thân: Ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, số định danh (CCCD) hoặc hộ chiếu và địa chỉ thường trú. Nếu thông tin hiện tại có sự thay đổi so với sổ cũ (như đổi từ CMND sang CCCD), cần ghi chú lý do rõ ràng. Trường hợp đồng sở hữu, phải liệt kê đủ thông tin của tất cả thành viên.
Thông số thửa đất: Cần trích xuất chuẩn xác số thửa, tờ bản đồ, diện tích, mục đích và thời hạn sử dụng từ Giấy chứng nhận hiện có để đảm bảo tính đồng nhất với cơ sở dữ liệu địa chính.
Lý do biến động: Đây là phần nòng cốt, bạn phải chỉ rõ hình thức thay đổi như chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thế chấp hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân. Mỗi loại hình sẽ yêu cầu giấy tờ minh chứng đi kèm như hợp đồng công chứng hay văn bản khai nhận di sản.

Phân cấp thẩm định và các đầu mối thu nhận hồ sơ địa chính

Xác định đúng nơi nộp hồ sơ là bước tiên quyết để thủ tục được xử lý hợp lệ. Hiện nay, hệ thống tiếp nhận được vận hành theo cơ chế đa tầng linh hoạt nhằm phục vụ tốt nhất cho các chủ thể:

Hệ thống Một cửa: Bộ phận Một cửa cấp xã chịu trách nhiệm hỗ trợ cá nhân, hộ gia đình ngay tại địa phương nhằm tiết kiệm thời gian đi lại. Trong khi đó, Một cửa cấp tỉnh sẽ xử lý hồ sơ cho các tổ chức, doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài.
Văn phòng đăng ký đất đai: Đây là cơ quan chuyên môn thực hiện thẩm định kỹ thuật. Kể từ tháng 7/2025, các Chi nhánh tại địa bàn quận/huyện hoạt động như cánh tay nối dài của Văn phòng cấp tỉnh, cho phép cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại nơi có đất để tăng tính chuyên nghiệp và tốc độ xử lý.

Các con đường nộp hồ sơ cập nhật thông tin đất đai

Người sử dụng đất có thể linh hoạt lựa chọn một trong ba phương thức sau để nộp đơn đăng ký biến động:

Giao dịch tại quầy (Trực tiếp): Quý khách mang hồ sơ bản giấy đến nộp để cán bộ rà soát trực tiếp và nhận phiếu hẹn trả kết quả ngay lập tức, đảm bảo tính an tâm về mặt giấy tờ.
Dịch vụ bưu chính: Phù hợp với những người ở xa địa bàn có đất. Phương thức này yêu cầu hồ sơ phải được chứng thực đầy đủ và gửi theo hình thức chuyển phát bảo đảm để theo dõi lộ trình vận đơn.
Nộp qua môi trường mạng (Online): Thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh. Ưu điểm vượt trội là hồ sơ được luân chuyển tự động, minh bạch, giúp chủ sở hữu dễ dàng giám sát tiến độ xử lý mọi lúc mọi nơi.

Trình tự các giai đoạn xử lý hồ sơ tại cơ quan tài nguyên

Quy trình giải quyết biến động được chuẩn hóa qua 3 giai đoạn nghiệp vụ chặt chẽ:

Giai đoạn 1: Cơ quan thẩm quyền tiếp nhận, kiểm tra danh mục hồ sơ và cấp giấy hẹn. Dữ liệu sau đó được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai.
Giai đoạn 2: Chuyên viên thẩm định pháp lý chuyên sâu. Nếu cần, văn phòng sẽ thực hiện trích đo địa chính và gửi thông tin sang cơ quan thuế để xác định các khoản thuế, phí phải nộp.
Giai đoạn 3: Sau khi chủ đất hoàn tất đóng thuế và nộp lại biên lai, cơ quan chức năng sẽ chỉnh lý thông tin trên sổ cũ hoặc in sổ mới để trả kết quả.

Quy định về cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đơn

Dự toán các loại thuế và lệ phí phát sinh khi làm thủ tục

Nghĩa vụ tài chính thường bao gồm các khoản sau (mức thu cụ thể do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định):

Lệ phí trước bạ: Thông thường là 0.5% giá trị tài sản tính theo bảng giá đất.
Thuế thu nhập cá nhân: Áp dụng mức 2% trên giá trị giao dịch khi thực hiện chuyển nhượng, mua bán.
Phí thẩm định hồ sơ: Thu để phục vụ công tác rà soát điều kiện pháp lý.
Phí đo đạc và lệ phí cấp phôi sổ mới: Phát sinh khi thửa đất có thay đổi về ranh giới hoặc người dân có nhu cầu đổi sang mẫu sổ mới nhất.

Sự đồng hành của chuyên gia trong quy trình đăng ký biến động

Phân tích hiện trạng hồ sơ và đưa ra giải pháp pháp lý tối ưu cho từng loại hình biến động đất đai cụ thể.
Hướng dẫn và hỗ trợ hoàn thiện tờ khai Mẫu số 18 cùng các văn bản đính kèm đúng chuẩn kỹ thuật của ngành tài nguyên môi trường.
Đại diện khách hàng thực hiện toàn bộ quy trình làm việc trực tiếp với cơ quan Một cửa và Văn phòng đăng ký đất đai.
Thay mặt khách hàng thực hiện các nghĩa vụ tài chính tại cơ quan thuế và bàn giao kết quả Giấy chứng nhận tận nơi theo yêu cầu.

Dịch vụ luật sư nhận ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai

Những vấn đề thường gặp khi kê khai hồ sơ đất đai

Cá nhân nên nộp ở xã hay chi nhánh văn phòng đăng ký?

Bạn có thể lựa chọn cả hai địa điểm này. Cả hai đều thuộc hệ thống liên thông và có giá trị tiếp nhận như nhau đối với đối tượng cá nhân, hộ gia đình.

Thời gian chờ đợi nhận kết quả là bao lâu?

Thông thường là không quá 10 ngày làm việc (tối đa 20 ngày với vùng sâu vùng xa). Lưu ý thời gian này không bao gồm thời gian chủ đất đi thực hiện đóng thuế tại ngân hàng.

Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi chuyển nhượng quyền sử dụng?

Hồ sơ cốt lõi gồm: Đơn mẫu 18, hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng, bản gốc Giấy chứng nhận và giấy tờ tùy thân của các bên tham gia.

Nếu hồ sơ bị từ chối tiếp nhận thì phải làm sao?

Cơ quan tiếp nhận sẽ ban hành văn bản hướng dẫn bổ sung. Bạn cần căn cứ vào nội dung yêu cầu trong văn bản đó để hoàn thiện hồ sơ và nộp lại theo đúng quy trình.

Nghĩa vụ tài chính được thực hiện vào lúc nào?

Sau khi hồ sơ đủ điều kiện và có thông báo chính thức từ cơ quan thuế, bạn sẽ thực hiện nộp tiền và nộp biên lai lại cho văn phòng đăng ký đất đai để nhận kết quả.

Biến động do thừa kế có điểm gì khác biệt?

Trường hợp này bắt buộc phải có văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế đã được công chứng/chứng thực hợp lệ.

Thủ tục xóa thế chấp ngân hàng có lâu không?

Đây là thủ tục đơn giản nhất, thường chỉ mất khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ từ ngân hàng và chủ đất.

Thủ tục đăng ký biến động đất đai 2026 yêu cầu sự chuẩn xác cao trong việc kê khai biểu mẫu và nắm vững các kênh tiếp nhận mới. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu là chìa khóa giúp các giao dịch bất động sản của bạn diễn ra an toàn và nhanh chóng hơn.

Chuyên tư vấn luật cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.

Nguồn:

Mẫu đơn đăng ký biến động đất đai [CẬP NHẬT 2026]

>>> Xem thêm:

Thạc sĩ - Luật sư Phan Mạnh Thăng

Tìm kiếm Blog này