TRÌNH TỰ MỘT PHIÊN ĐẤU THẦU THƯƠNG MẠI

Trước khi ký kết hợp đồng thì các bên thực hiện một số hoạt động nhằm đảm bảo tính thủ tục của hoạt động đấu thầu: được pháp luật quy định cụ thể từ Điều 217 đến Điều 232 Luật thương mại 2005 gồm các bước sau:

Bước 1: Mời thầu

Để tiến hành mời thầu, bên mời thầu cần chuẩn bị:

Ø  Sơ tuyển nhà thầu: Theo Điều 217 Luật thương mại 2005: Bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra.

Ø  Chuẩn bị hồ sơ mời thầu:

Hồ sơ mời thầu bao gồm:

-            Thông báo mời thầu;

-            Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;

-            Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;

-            Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.

(Điều 218 Luật thương mại 2005)

Một số lưu ý trong trường hợp sửa đổi hồ sơ dự thầu như sau:

Các bên dự thầu không được sửa đổi hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu.

Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.

(Khoản 3 Điều 228 Luật thương mại 2005)

Ø  Thông báo mời thầu:

Gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

-            Tên, địa chỉ của bên mời thầu;

-            Tóm tắt nội dung đấu thầu;

-            Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;

-            Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu;

-            Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.

Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.

Bước 2: Dự thầu

Sau khi có thông báo mời thầu, nhà thầu quan tâm đến gói thầu sẽ làm thủ tục dự thầu qua việc nộp hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.

Hồ sơ dự thầu bao gồm các tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Hồ sơ mời thầu phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

- Các khía cạnh hành chính, pháp lý của nhà thầu: gồm đơn dự thầu, bản sao giấy đăng ký kinh doanh, tài liệu giới thiệu năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu và khoản tiền bảo đảm dự thầu.

- Các đề xuất kỹ thuật, tiêu chuẩn: gồm đặc tính kỹ thuật của hàng hóa, dịch vụ, nguồn gốc của hàng hóa kèm theo chứng chỉ của nhà sản xuất…

- Các đề xuất thương mại, tài chính: gồm giá dự thầu và các biểu giá chi tiết, điều kiện thanh toán…

Sau khi đã chuẩn bị xong, nhà thầu sẽ nộp hồ sơ dự thầu. Hồ sơ mời thầu có thể nộp trực tiếp hoặc gửi bằng đường bưu điện cho bên mời thầu và phải trước thời hạn đóng thầu. Thời điểm đóng thầu có thể được nhà thầu gia hạn nếu việc gia hạn đưa lại cạnh tranh lớn hơn.

Hồ sơ dự thầu phải được niêm phong.

Bên mời thầu có trách nhiệm bảo mật hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp tiền đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu. Tỷ lệ tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu do bên mời thầu quy định, nhưng không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hoá, dịch vụ đấu thầu.

Bước 3: Mở thầu

Trước đó, bên mời thầu xét tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu. Nếu thấy hợp lệ sẽ tổ chức mở thầu.

Khi mở thầu, bên mời thầu và các bên dự thầu có mặt phải ký vào biên bản mở thầu.

Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời điểm được ấn định trước thì thời điểm mở thầu là ngay sau khi đóng thầu.

-            Những hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai. Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu.

-            Những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở.

(Điều 224 Luật thương mại 2005)

Biên bản mở thầu phải có các nội dung sau đây:

-            Tên hàng hoá, dịch vụ đấu thầu;

-            Ngày, giờ, địa điểm mở thầu;

-            Tên, địa chỉ của bên mời thầu, các bên dự thầu;

-            Giá bỏ thầu của các bên dự thầu;

-            Các nội dung sửa đổi, bổ sung và các nội dung có liên quan, nếu có.

Bước 4: Xét thầu

Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng tiêu chuẩn làm căn cứ để đánh giá toàn diện.

Hồ sơ dự thầu thường được đánh giá theo hai mức độ là đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết.

-            Đánh giá sơ bộ: kiểm tra tính hợp lệ và xem xét sự đáp ứng cơ bản các yêu cầu của hồ sơ dự thầu so với hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu các bên dự thầu giải thích những nội dung chưa rõ trong hồ sơ dự thầu. Việc yêu cầu và giải thích hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản. (Khoản 2 Điều 225 Luật thương mại 2005).

-            Đánh giá chi tiết: đánh giá về mặt kỹ thuật và về tài chính, thương mại.

Bước 5: Xếp hạng và lựa chọn nhà thầu

Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng và lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định.

Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền chọn nhà thầu.

(Điều 229 Luật thương mại 2005)

Bước 6: Thông báo kết quả trúng thầu và ký kết hợp đồng

Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu. Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng với bên trúng thầu trên cơ sở sau đây:

-            Kết quả đấu thầu;

-            Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;

-            Nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu.

(Điều 230 Luật thương mại 2005)

Trước khi ký kết hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc được bảo lãnh để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định, nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng.

Trừ những thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng về việc thực hiện thì các bên vẫn phải bảo đảm thực hiện hợp đồng theo pháp luật (Điều 231 Luật thương mại 2005) như sau:

-            Các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc được bảo lãnh để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định, nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng.

-            Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến thời điểm bên trúng thầu hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng.

-            Trừ trường hợp có thoả thuận khác, bên trúng thầu được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng khi thanh lý hợp đồng. Bên trúng thầu không được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết.

-            Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu.

 Xem thêm các bài viết khác của chúng tôi tại: chuyentuvanphapluat.com.